Plantations Cérès
Saint-Liguori, QC
Evora: Can you start by telling us a little bit about your organization and what you do? How long have you been in business, and what sets you apart from others in your industry?
Plantations: Nous sommes un producteur de cannabis situé à St-Liguori dans la région de Lanaudière. Depuis 2020 Nous produisons du Cannabis de façon artisanale.
We are a cannabis producer located in St-Liguori in the Lanaudière region. Since 2020 we have been producing Cannabis in an artisanal way.
E: Can you describe some of the biggest challenges your organization was facing before adopting our product or service? What led you to start exploring solutions, and how did you ultimately decide to partner with us?
P: Un des plus grands défis dans le domaine du Cannabis est la gestion de la traçabilité. Le logiciel Evora nous a permis de bien répondre aux exigences de Santé Canada.
One of the biggest challenges in the Cannabis field is traceability management. The Evora software allowed us to successfully meet Health Canada requirements.
E: Can you walk me through the process of configuring Evora for your organization? What was the onboarding & training experience like?
P: L`expérience et le professionnalisme de l`équipe de configuration et de transition d`Evora nous a permis de se familiariser très rapidement avec le logiciel. La formation continue lors des updates est aussi grandement apprécié.
The experience and professionalism of the Evora configuration and transition team allowed us to become familiar with the software very quickly. Continuing training during updates is also greatly appreciated.
E: In your experience, how long did it take for your team to feel comfortable with data entry in Evora? Were there any particular features or aspects of the system that took longer to learn than others?
P: Après un mois d`utilisation du logiciel nos employés ont été très à l`aise avec son utilisation. Le seul point qui est un peu plus compliqué au départ est de se familiariser avec le ‘’Unlock’’ mais une fois qu’on a compris le principe ça devient quand même facile à faire.
E: How would you describe your experience working with the support team at Evora? Have they been responsive to your needs and concerns?
P: L`équipe de support d`Evora est très disponible et rapide à répondre aux problèmes ou questionnements. Ils sont même disponibles pour comprendre nos défis et modifier le logiciel pour nous permettre de répondre aux exigences de nos acheteurs.
After a month of using the software our employees were very comfortable with its use. The only point that is a little more complicated at the start is getting familiar with the “Unlock” but once you understand the principle it still becomes easy to do.
E: Can you share any examples of times when you've raised concerns with the Evora team? How have they responded to these concerns, and have they been able to address them in a timely manner?
P: Lors de la présentation du rapport mensuel très important pour Santé Canada, l `observation de différences dans les donnés est solutionné immédiatement par l`équipe.
-Pour un de nos futur client, il était important d’avoir une traçabilité de certains paramètres dans les salles de culture. Après une demande à notre représentant, des modifications ont été apporté au logiciel en l’espace de quelques jours.
-Puisque nous avons plusieurs lots par salle, il était rendu fastidieux de faire les ‘’ daily observation’’ pour chaque lot. On a demandé s’il était possible de passer par ‘’room check’’ pour faciliter notre travail et après quelques discussions les changements ont été fait. On a passé d’une tache de 30 min à une tache de 5min. La création de cet update a été plus long mais le délai était tout de même raisonnable.
When presenting the very important monthly report for Health Canada, any differences in the data are immediately resolved by the team.
-For one of our future clients, it was important to have traceability of certain parameters in the culture rooms. After a request to our representative, changes were made to the software within a few days.
-Since we have several batches per room, it became tedious to do the “daily observation” for each batch. We asked if it was possible to go through “room check” to make our work easier and after some discussions the changes were made. We went from a 30 min task to a 5 min task. The creation of this update took longer but the deadline was still reasonable.
E: Can you walk me through a typical day using Evora? How does the system fit into your team's daily routines and workflows?
P: Il est utilisé le matin par l’équipe de culture pour la prise de données des paramètres des salles et pour enregistrer la fertilisation des plantes ainsi que les nouvelles recettes de fertilisant.
Au courant de la journée il est utilisé pour différentes activités selon le stade où on est rendu dans la culture (Harvest, Drying, Trimming, Emballage)
Il est utilisé pour faire le suivi des expéditions et des réceptions.
À la fin de la journée, on l’utilise pour enregistrer les destructions de la journée.
Pour le moment on ne l’utilise pas à son plein potentiel mais c’est seulement pour des raisons internes. Pour 2024, on aimerait l’utiliser pour le suivi des équipements et les résultats de laboratoires
It is used in the morning by the cultivation team to take data on room parameters and to record plant fertilization as well as new fertilizer recipes.
During the day it is used for different activities depending on the stage at which we are in the crop (Harvest, Drying, Trimming, Packaging)
It is used to track shipments and receipts.
At the end of the day, it is used to record the destruction of the day.
At the moment we are not using it to its full potential but that is only for internal reasons. For 2024, we would like to use it for monitoring equipment and laboratory results.
E: In your opinion, what are some of the key features or functionality of Evora that have been most valuable for your team's daily activities?
P: Le fait de pouvoir enregistrer les quantités de façon quotidienne aide vraiment beaucoup, ça nous permet de voir des erreurs qui ont été faites sur papier.
Les fonctions filtre aident aussi a faire le tri dans ce qu’on recherche.
Being able to record the quantities on a daily basis really helps a lot, it allows us to see mistakes that have been made on paper.
The filter functions also help to sort out what you are looking for.
E: Can you describe how Evora has improved your ability to track your processing activities? How has this affected your operations and overall efficiency?
P: Il est très facile de retracer rapidement un lot à travers le logiciel, de la culture jusqu’à l’expédition. Pas besoin de sortir les dossiers des archives pour savoir ce qui à été fait avec le produit. Quelques click et on voit où le produit est parti. Lors d’un audit de client, on devait passer à travers l’historique d’un lot et le tout s’est fait en à peine 15 min.
Ça permet aussi un super tracking sur les échantillons d’analyse envoyé. Pour le département de comptabilité ça aide beaucoup puisqu’il n’y a qu’à rechercher les shipments par ‘’lab test’’ et on voit tous les échantillons envoyés.
It is very easy to quickly trace a batch through the software, from cultivation to shipping. No need to take out files from the archives to find out what was done with the product. A few clicks and we see where the product has gone. During a customer audit, we had to go through the history of a batch and it was all done in just 15 minutes.
It also allows great tracking on the analysis samples sent. For the accounting department this helps a lot since all you have to do is search for shipments by “lab test” and we see all the samples sent.
E: In what ways has Evora helped with inventory tracking for your organization? Can you share any examples of how this has improved your overall supply chain management?
P: Pour le moment les employés n’utilisent pas la fonction inventaire pour tous les produits (produits d’entretien) puisque nous n’avons pas d’ordinateur disponible pour eux et que les activités de room cleaning sont encore sur papier.
Mais pour ceux qu’on utilise c’est vraiment un bon système. Exemple pour les milieux de culture, on n’a pas besoin de faire le décompte physique de ce qui nous reste puisque tout est dans le système. Et il est facile de faire le ‘’output’’ pour ces produits puisqu’ils sont reliés à une activité.
For the moment, employees do not use the inventory function for all products (cleaning products) since we do not have a computer available for them and room cleaning activities are still on paper.
But for those we use, it’s a really good system. Example for culture media, we do not need to physically count what we have left since everything is in the system. And it is easy to do the “output” for these products since they are linked to an activity.
E: Can you describe some of the advantages of having an integrated QMS system like the one offered by Evora? In your experience, how has this helped to streamline your quality assurance processes?
P: Pour le moment on n’utilise pas certaines fonction mais je vois le potentiel pour l’équipe de QA en ce qui concerne le suivi de la lecture des documents (SOP), le suivi des écart et des incidents.
Pour le suivi en cas de recall ça va grandement améliorer le tracking des produits.
Il va aussi être facile de s’assurer que les équipements soir entretenu dans un délai acceptable.
Le fait de tout avoir par logiciel permet aussi de ne pas avoir de problème a déchiffrer l’écriture des gens.
At the moment we are not using certain functions but I see the potential for the QA team in terms of monitoring the reading of documents (SOP), monitoring deviations and incidents.
For tracking in the event of a recall, this will greatly improve product tracking.
It will also be easy to ensure that the equipment is maintained within an acceptable time frame.
Having everything via software also means you don't have a problem deciphering people's writing.
E: In your experience, how easy is it to complete the monthly reporting within the Evora system? Are there any challenges or pain points that you've encountered during this process?
P: Faire l’inventaire mensuel est vraiment plus rapide. Le seul point négatif c’est que je dois corroborer notre inventaire papier avec l’inventaire du système.
Pour ce faire je dois ouvrir chaque vérifier la section lot ou container mais ça contient beaucoup d’item que je ne veux pas.
Si on pouvait avoir une liste des containers qui sont inclus dans le rapport ce serait vraiment pratique.
Aussi on a eu de la difficulté a un moment puisqu’on avait créé un item a l’unité au lieu de gram mais maintenant tout est réglé.
Doing monthly inventory is really faster. The only negative is that I have to corroborate our paper inventory with the system inventory.
To do this I have to open each check the lot or container section but it contains a lot of items that I don't want.
If we could have a list of containers that are included in the report that would be really useful.
Also we had difficulty at one point since we had created a single item instead of gram but now everything is sorted.
E: If there are ever any issues with the monthly report, can you describe how the Evora team responds? Are you able to audit the report and find discrepancies easily, or are there any particular challenges that you've encountered during this process?
P: La plupart du temps tout problème est réglé rapidement. Si jamais c’est plus long c’est parce que nous avons fait des erreurs qui leur a compliqué la tâche pour résoudre la situation.
Most of the time any problem is resolved quickly. If it takes longer it is because we made mistakes which made it more difficult for them to resolve the situation.
E: Looking ahead, what are some of the key initiatives or projects your organization is planning for the future, and how do you see our product or service supporting these efforts?
P: Dans le futur, nous prévoyons avoir un deuxième bâtiment donc il sera intéressant de voir ce qui peux être fait. Ca permettra de faire le suivi de l’autre batiment sans avoir a aller chercher la documentation papier.
In the future we plan to have a second building so it will be interesting to see what can be done. This will make it possible to monitor the other building without having to look for paper documentation.
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